La suite open source che mette insieme Office desktop e collaborazione in cloud — tutto quello che devi sapere prima di scaricarla
OnlyOffice è probabilmente il software per ufficio gratuito meno conosciuto in Italia tra le grandi alternative a Microsoft Office. Eppure è uno dei più moderni, ha la migliore compatibilità con i file Microsoft tra tutte le suite open source, e include una caratteristica che né LibreOffice né OpenOffice hanno: la collaborazione in tempo reale simile a quella di Google Docs.
Se non l’hai mai sentito nominare, non sei l’unico — in Italia OnlyOffice è cercato pochissimo rispetto a LibreOffice o WPS Office. Questa MiniGuida ti spiega cos’è, perché esiste, quando sceglierlo al posto delle alternative più popolari, e quando invece non ha senso usarlo.
Soluzione in 60 secondi
Vuoi un’alternativa a Microsoft Office con collaborazione in cloud → OnlyOffice è la scelta migliore tra i software open source. Apri il file insieme a un collega e lavorate contemporaneamente, vedendo le modifiche in tempo reale.
Vuoi solo un software desktop offline → OnlyOffice ha anche la versione desktop gratuita. Funziona benissimo. Ma se non ti serve la collaborazione cloud, LibreOffice è altrettanto valido e più diffuso in Italia (più guide, più supporto in italiano).
Sei abituato a Google Docs e cerchi qualcosa di simile → OnlyOffice è l’alternativa open source di Google Docs/Drive. La logica è simile: documenti in cloud, collaborazione, accesso da qualsiasi dispositivo.
Indice della MiniGuida
- Cos’è OnlyOffice e chi lo sviluppa
- OnlyOffice Desktop vs Cloud: due prodotti diversi
- I 3 componenti della suite: Document, Spreadsheet, Presentation
- Compatibilità con Microsoft Office: la migliore tra le open source
- Come scaricare OnlyOffice Desktop in italiano
- La collaborazione in tempo reale: come funziona
- OnlyOffice vs LibreOffice vs Google Docs
- I limiti di OnlyOffice in Italia
- Quando ha davvero senso sceglierlo
- FAQ
1. Cos’è OnlyOffice e chi lo sviluppa
OnlyOffice è una suite di programmi per ufficio rilasciata sotto licenza open source (AGPLv3 per il codice principale). È sviluppata da Ascensio System SIA, una società con sede in Lettonia. Il prodotto esiste dal 2009 ma ha guadagnato popolarità solo negli ultimi anni, quando ha aggiunto le funzioni di collaborazione cloud che lo rendono unico nel panorama open source.
A differenza di LibreOffice e Apache OpenOffice — che sono progetti puramente comunitari — OnlyOffice è un prodotto commerciale con anche una versione gratuita per uso personale. Ascensio System guadagna principalmente dalla versione enterprise (a pagamento) per aziende, e dalle integrazioni con sistemi di gestione documentale come Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco. La versione personale rimane gratuita per attrarre utenti e dimostrare la qualità del prodotto.
Questa natura ibrida — open source ma con backing commerciale — porta vantaggi e svantaggi. Vantaggio: sviluppo costante, supporto professionale disponibile, prodotto curato. Svantaggio: alcune funzioni avanzate sono riservate alla versione enterprise, e il modello di sviluppo dipende dalla salute finanziaria di un’azienda privata.
In Italia OnlyOffice è poco conosciuto al grande pubblico, ma è usato da diverse organizzazioni e aziende che cercano alternative aperte a Microsoft 365 con funzionalità di collaborazione cloud.
2. OnlyOffice Desktop vs Cloud: due prodotti diversi
Una delle confusioni più comuni quando si parla di OnlyOffice è che esistono in realtà due prodotti distinti, anche se condividono il nome.
OnlyOffice Desktop Editors — l’applicazione gratuita che installi sul tuo computer. Funziona come Microsoft Office o LibreOffice: apri file dal disco, lavori offline, salvi i documenti localmente. Non richiede registrazione, non richiede account, non richiede connessione internet. Disponibile per Windows, macOS e Linux.
OnlyOffice Workspace / Personal — la piattaforma cloud di OnlyOffice, accessibile da browser. È simile a Google Docs/Drive: documenti salvati nel cloud, accessibili da qualsiasi dispositivo, con collaborazione in tempo reale. Esiste una versione gratuita personale (con limitazioni di archiviazione) e versioni a pagamento per team e aziende.
Quando usare quale:
Se vuoi solo un sostituto di Word/Excel/PowerPoint da usare offline sul tuo PC, OnlyOffice Desktop è la scelta. Funziona benissimo, è gratuito, è sufficiente per uso personale.
Se vuoi collaborare in tempo reale con altre persone, accedere ai tuoi documenti da più dispositivi, o lavorare anche da smartphone, OnlyOffice Cloud è la scelta. Ma valuta anche Google Workspace (gratis con limiti) o Microsoft 365 Online (gratis con limiti) prima di scegliere — sono più diffusi in Italia.
Questa MiniGuida si concentra principalmente su OnlyOffice Desktop, perché è la versione che la maggior parte degli utenti italiani sceglie come alternativa a Microsoft Office offline.
3. I 3 componenti della suite: Document, Spreadsheet, Presentation
OnlyOffice include tre componenti principali, che corrispondono ai tre programmi più usati di Microsoft Office. È più snello di LibreOffice (che ne ha sei) — non include un equivalente di Access o Visio o di un editor di formule scientifiche.
Document Editor è l’editor di testo, equivalente a Microsoft Word. Apre e salva file .docx, .doc, .odt, .rtf, .txt e altri formati comuni. Ha tutte le funzioni standard: stili, intestazioni, indici automatici, tabelle, controllo ortografico in italiano, esportazione in PDF, modalità di revisione con commenti, modalità a schermo intero.
Spreadsheet Editor è il foglio di calcolo, equivalente a Excel. Apre file .xlsx, .xls, .ods, .csv. Supporta formule, tabelle pivot, grafici di vari tipi, formattazione condizionale, filtri avanzati. La compatibilità con file Excel complessi è molto buona — meglio di LibreOffice in alcuni casi specifici.
Presentation Editor è il programma di presentazioni, equivalente a PowerPoint. Apre file .pptx, .ppt, .odp. Permette di creare slide con animazioni, transizioni, contenuti multimediali, immagini. L’interfaccia è moderna e pulita.
Una caratteristica distintiva di OnlyOffice rispetto a LibreOffice e OpenOffice è l’interfaccia utente unificata. Tutti e tre i componenti hanno un design coerente e moderno, basato sulle “schede” (ribbon) come Microsoft Office moderno. Per chi viene da Word/Excel/PowerPoint la curva di apprendimento è praticamente zero — l’interfaccia è quasi identica.
4. Compatibilità con Microsoft Office: la migliore tra le open source
La compatibilità con i file Microsoft è il punto di forza più importante di OnlyOffice. Tra tutte le alternative open source a Microsoft Office, OnlyOffice è probabilmente quella che apre i file Microsoft con la fedeltà visiva più alta.
Questo non è un caso. OnlyOffice è stato progettato fin dall’inizio dando priorità alla compatibilità con i formati Microsoft moderni — .docx, .xlsx e .pptx sono i formati nativi di OnlyOffice. Quando salvi un documento in OnlyOffice, lo salva di default in .docx, non in .odt come fanno LibreOffice e OpenOffice. Questo significa che il software è ottimizzato per quei formati, non li apre come formati “stranieri”.
Cosa funziona benissimo: documenti Word con formattazione complessa, fogli Excel con tabelle pivot e formule avanzate, presentazioni PowerPoint con animazioni e transizioni. Per la grande maggioranza dei file di lavoro che ricevi da colleghi che usano Microsoft Office, OnlyOffice li mostra praticamente identici a come apparirebbero in Microsoft Office.
Cosa funziona con limitazioni: macro VBA molto complesse — come tutte le alternative open source. OnlyOffice include un proprio sistema di automazione basato su JavaScript, ma le macro VBA scritte per Excel non vengono eseguite direttamente.
Esportazione PDF: ottima, con opzioni avanzate (PDF/A, criptazione, PDF compilabili).
Per chi ha l’esigenza pratica di lavorare con file Microsoft tutti i giorni mantenendo la massima fedeltà, OnlyOffice è probabilmente la scelta migliore tra le opzioni open source — al pari di WPS Office (che però è proprietario e ha pubblicità).
5. Come scaricare OnlyOffice Desktop in italiano
Il sito ufficiale è onlyoffice.com. Non scaricare OnlyOffice da siti di terze parti — è un software open source, ma le versioni distribuite altrove possono essere alterate.
Procedura passo per passo:
Vai su onlyoffice.com. Nel menu superiore trova la voce Download o Get OnlyOffice. Cerca la sezione “Desktop Editors” — è il prodotto gratuito che ti interessa per uso personale.
Scegli il sistema operativo: Windows (32 bit o 64 bit), macOS (Intel o Apple Silicon), Linux (Debian/Ubuntu, Fedora, AppImage, Snap, Flatpak).
Clicca il pulsante di download. Il file scaricato pesa circa 200-250 MB.
Lingua italiana. OnlyOffice include il supporto per l’italiano di default — non devi scaricare pacchetti di lingua aggiuntivi. Al primo avvio, il software riconosce la lingua del sistema operativo e si imposta automaticamente in italiano se il tuo OS è in italiano. Se non lo fa, puoi cambiare lingua manualmente in File → Impostazioni avanzate → Lingua → Italiano.
Installazione: doppio clic sull’installer, segui le istruzioni standard, accetta i termini di licenza. L’installazione richiede 3-5 minuti. Al termine OnlyOffice è disponibile nel menu Start o nelle Applicazioni.
Prima apertura: OnlyOffice ti mostra il Centro Documenti, da cui puoi creare un nuovo documento, aprire un file recente, o accedere alle impostazioni. Non chiede registrazione, non chiede account, non mostra pubblicità. È pronto all’uso.
6. La collaborazione in tempo reale: come funziona
La collaborazione in tempo reale è la funzione che rende OnlyOffice diverso da LibreOffice e OpenOffice. Per usarla, però, serve qualcosa di più di OnlyOffice Desktop.
Cosa serve per la collaborazione:
OnlyOffice Desktop da solo è un editor offline — non supporta la collaborazione in tempo reale tra più utenti. Per collaborare, hai bisogno di una di queste opzioni:
1. OnlyOffice Cloud Personal — la versione cloud gratuita di Ascensio System. Crea un account, carica i tuoi documenti nel cloud, condividi i link con i collaboratori. Funziona da browser, senza installare nulla. La versione gratuita ha limitazioni di archiviazione (qualche GB).
2. Nextcloud o ownCloud con plugin OnlyOffice — se gestisci un tuo server Nextcloud, puoi installare il plugin OnlyOffice e ottenere la collaborazione in tempo reale sui tuoi file, sotto il tuo controllo. Soluzione tecnica per utenti avanzati.
3. OnlyOffice Workspace self-hosted — la versione completa di OnlyOffice che puoi installare su un tuo server. Gratuita per uso personale fino a 20 utenti. Soluzione per piccole organizzazioni che vogliono una piattaforma di collaborazione interna.
Come funziona la collaborazione:
Quando due o più utenti aprono lo stesso documento contemporaneamente, vedono gli altri utenti come cursori colorati nel documento. Le modifiche di ogni utente vengono visualizzate in tempo reale dagli altri. Esiste una chat integrata per parlare durante la modifica. Esiste una modalità revisione dove le modifiche di altri utenti vengono mostrate come suggerimenti che poi qualcuno può approvare o rifiutare.
L’esperienza è molto simile a Google Docs. La differenza principale è che con OnlyOffice (specialmente la versione self-hosted) hai il controllo totale sui tuoi dati — non sono salvati su server di Google o Microsoft.
7. OnlyOffice vs LibreOffice vs Google Docs
Per orientarti meglio, ecco un confronto onesto tra le tre alternative più rilevanti per chi cerca uno strumento gratuito.
| Caratteristica | OnlyOffice | LibreOffice | Google Docs |
|---|---|---|---|
| Costo | Gratis (Desktop), Cloud limitato gratis | Completamente gratis | Gratis con limiti archiviazione |
| Funziona offline | Sì (Desktop) | Sì | Solo con plugin Chrome |
| Collaborazione cloud | Sì (con cloud o self-hosted) | No | Sì (nativa) |
| Compatibilità Microsoft | Eccellente | Buona | Discreta |
| Privacy/dati | Ottima (self-hosted) | Ottima (offline) | I dati vanno a Google |
| Diffusione in Italia | Bassa | Alta | Altissima |
| Supporto in italiano | Limitato | Ampio | Ampio |
| Curva di apprendimento da MS Office | Bassa (interfaccia simile) | Media | Bassa |
Per chi sceglie cosa:
OnlyOffice è la scelta migliore se vuoi un software per ufficio open source con compatibilità Microsoft elevata e con l’opzione di aggiungere collaborazione cloud quando vuoi (anche self-hosted per privacy massima).
LibreOffice è la scelta migliore se vuoi un software completamente offline, gratis, con la suite più ampia (6 componenti), una grande comunità in italiano, e non hai bisogno di collaborazione in tempo reale.
Google Docs è la scelta migliore per chi vive completamente nel browser, lavora già con account Google, ha sempre connessione internet e non ha problemi a salvare i dati sui server di Google.
→ Approfondimenti correlati: LibreOffice in Italiano: MiniGuida Completa 2026 Alternative Gratis a Microsoft Office: Quale Scegliere nel 2026
8. I limiti di OnlyOffice in Italia
OnlyOffice è un ottimo software ma ha alcuni limiti specifici per il pubblico italiano che vale la pena conoscere prima di sceglierlo.
Diffusione bassa. In Italia OnlyOffice è cercato pochissimo rispetto a LibreOffice o Microsoft Office. Significa che se hai un problema specifico, troverai meno guide in italiano, meno video tutorial in italiano, meno persone esperte nei forum italiani che possono aiutarti. La documentazione ufficiale è solo in inglese o in russo (lingua dell’azienda madre).
Suite limitata a 3 componenti. OnlyOffice include solo Documenti, Fogli e Presentazioni. Non ha equivalenti di Access (database), Visio (diagrammi avanzati), o Math (formule matematiche). Per chi usa solo Word/Excel/PowerPoint non è un problema. Per chi gestisce database o documenti tecnici scientifici, LibreOffice è più completo.
Versione personale cloud limitata. La versione cloud gratuita di OnlyOffice (Personal) ha limiti di archiviazione e di funzionalità rispetto alle versioni a pagamento. Per uso intensivo di collaborazione cloud, prima o poi si arriva ai limiti.
Modello commerciale. OnlyOffice è open source ma sviluppato da un’azienda privata (Ascensio System). Il modello di sviluppo è diverso da progetti puramente comunitari come LibreOffice. Se l’azienda dovesse cambiare strategia in futuro, il prodotto potrebbe evolvere in direzioni che la community non controlla. Non è un rischio immediato — l’azienda è solida — ma è una variabile che con LibreOffice non esiste.
Niente versione mobile ufficiale gratuita. OnlyOffice ha applicazioni per Android e iOS, ma sono pensate principalmente per accedere ai documenti su OnlyOffice Cloud. Per uso completamente offline su smartphone, considera WPS Office o Microsoft 365 Online (gratis).
9. Quando ha davvero senso sceglierlo
OnlyOffice è la scelta giusta in scenari specifici. In altri scenari, alternative come LibreOffice o WPS Office sono migliori. Ecco quando OnlyOffice ha davvero senso.
Scenario 1 — Hai bisogno di collaborazione in tempo reale ma vuoi controllo sui dati. Se cerchi un’alternativa a Google Docs ma non vuoi che i tuoi documenti siano sui server di Google, OnlyOffice (con installazione self-hosted o con OnlyOffice Cloud Personal) è la soluzione open source più matura.
Scenario 2 — Lavori in un team che usa Nextcloud o ownCloud. Se la tua organizzazione gestisce un proprio sistema di gestione documentale come Nextcloud, OnlyOffice si integra in modo nativo con un plugin ufficiale. Aggiungi la collaborazione in tempo reale al tuo Nextcloud installandolo.
Scenario 3 — Massima compatibilità con Microsoft Office è la priorità. Se ricevi e modifichi continuamente file .docx, .xlsx e .pptx complessi e la fedeltà visiva è critica, OnlyOffice è probabilmente la scelta open source migliore. WPS Office è altrettanto valido ma è proprietario e ha pubblicità.
Scenario 4 — Cerchi un’interfaccia simile a Microsoft Office moderno. Se vieni da Microsoft Office 2016/2019/365 e l’interfaccia “ribbon” ti è familiare, OnlyOffice te la offre meglio di LibreOffice (che ha un’interfaccia ribbon ma meno raffinata).
Quando NON sceglierlo:
Se non hai bisogno di collaborazione cloud e vuoi solo un editor offline, LibreOffice è altrettanto valido e più diffuso in Italia (più guide, più supporto comunitario in italiano).
Se vuoi una suite Office con tutti i componenti (Access, Visio, Math), LibreOffice è più completo.
Se sei già nell’ecosistema Google e usi Drive, Calendar, Gmail, Docs — passare a OnlyOffice è un cambiamento radicale che probabilmente non vale la pena.
10. FAQ
OnlyOffice è davvero gratuito?
Sì per la versione Desktop (l’editor che installi sul PC) e per la versione Cloud Personal con limitazioni di archiviazione. Le versioni enterprise per team e aziende sono a pagamento. Per uso personale offline, OnlyOffice è completamente gratis.
OnlyOffice è in italiano?
Sì. La versione Desktop include la traduzione italiana di default. L’interfaccia, i menu, i messaggi sono tutti in italiano. Il dizionario italiano per il controllo ortografico è incluso.
OnlyOffice apre i file Microsoft Office?
Sì, con la fedeltà più alta tra tutte le suite open source. È stato progettato dando priorità ai formati Microsoft moderni — .docx, .xlsx e .pptx sono i suoi formati nativi.
Posso usare OnlyOffice Desktop senza connessione internet?
Sì. La versione Desktop funziona completamente offline. Non richiede registrazione, non richiede account, non si collega a server esterni. Le funzioni di collaborazione cloud richiedono invece connessione internet.
Qual è la differenza tra OnlyOffice e LibreOffice?
OnlyOffice ha la migliore compatibilità Microsoft, interfaccia simile a Microsoft Office moderno, supporta nativamente la collaborazione in tempo reale (con setup aggiuntivo). LibreOffice è più completo (6 componenti vs 3), più diffuso in Italia, ha una comunità più grande, è completamente offline.
OnlyOffice ha pubblicità?
La versione Desktop gratuita non ha pubblicità invasive. Mostra qualche promozione delle versioni a pagamento ma in modo non intrusivo. È molto meno invasivo della pubblicità di WPS Office gratuito.
Posso usare OnlyOffice in azienda?
Sì. La versione Desktop è gratis anche per uso commerciale. Per uso aziendale con collaborazione cloud, OnlyOffice Workspace self-hosted è gratis fino a 20 utenti — oltre questa soglia esistono versioni a pagamento.
OnlyOffice ha applicazioni mobile?
Sì, per Android e iOS. Sono pensate principalmente per accedere ai documenti su OnlyOffice Cloud. Per uso offline su smartphone, valuta alternative come WPS Office.
OnlyOffice è sicuro?
Sì. Il codice è open source e ispezionabile. La versione Desktop non comunica con server esterni a meno che tu non l’abbia configurata per farlo. Per la versione Cloud, Ascensio System segue gli standard di sicurezza europei (la sede legale è in Lettonia, UE).
Principali siti della MiniGuida
| Risorsa | URL |
|---|---|
| OnlyOffice ufficiale | |
| OnlyOffice Desktop download | |
| OnlyOffice GitHub (codice open source) | |
| Plugin OnlyOffice per Nextcloud |
Disclaimer
Le informazioni di questa MiniGuida si riferiscono ad aprile 2026. OnlyOffice è sviluppato da Ascensio System SIA (Lettonia). MiniGuide.it non è affiliata al progetto. Le valutazioni del software riflettono la situazione attuale e possono evolvere nel tempo.